فهرست مطالب
- 1 مدیریت زمان به زبان ساده
- 2 اهمیت و نقش مدیریت زمان
- 3 دلایل دچار شدن به کمبود زمان چیست؟
- 4 زمان تکنیک های مدیریت زمان
- 5 تکنیک قورباغه‌ات را قورت بده!
- 6 تکنیک کار عمیق (Deep Work)
- 7 تکنیک سامان دادن کارها (Getting Things Done)
- 8 تکنیک پومودورو
- 9 تکنیک تایم باکسینگ (Time Boxing)
- 10 تکنیک بلوک بندی زمانی (Time Blocking)
- 11 تکنیک ماتریس آیزنهاور
- 12 تکنیک قانون 10 دقیقه
- 13 تکنیک فهرست کارهای انجام شده (To Done List)
- 14 تکنیک انجامش ندهید! (To Don’t List) H3
- 15 تکنیک Top Goal
- 16 نتیجه گیری
مدیریت زمان به زبان ساده
در تعریف ساده، مدیریت زمان یعنی کنترل زمانی که برای انجام امور مختلف صرف می‌شود، روشی برای نظم بخشیدن و تقسیم زمان بین فعالیت‌های مختلف، به طوری که بازدهی حداکثری داشته باشد.
اهمیت و نقش مدیریت زمان
همه ما در طول شبانه‌روز 24 ساعت زمان برای انجام کارهای مختلفی داریم. اما بعضی از افراد زمانشان را طوری برنامه‌ریزی و مدیریت می‌کنند که به نظر می‌آید وقت بیشتری برای انجام کارهای خود دارند و به بیشتر اهداف خود می‌رسند. مدیریت زمان به ما می‌آموزد از ساعات روز نهایت استفاده را ببریم، از سردرگمی خلاصی پیدا کنیم و در نهایت به رشد فردی برسیم.
دلایل دچار شدن به کمبود زمان چیست؟
بدون شک زمان ما محدود است و فرصت کافی برای انجام کارهای مختلف مطابق میلمان نداریم، اما گاهی از مواقع کمبود زمان باعث اختلال در انجام فعالیت‌های ما می‌شود. عوامل متعددی وجود دارند که موجب کمبود زمان خواهند شد. از جمله:
- عدم برنامه‌ریزی صحیح برای انجام کارها
- عدم اولویت بندی فعالیت‌های مهم و غیر مهم
- تقسیم نکردن کارها با دیگران
- کمال‌گرایی در انجام کارها
- داشتن رویاهای بزرگ و دور از دسترس
- مقایسه خود با دیگران
- نداشتن انگیزه
- نداشتن هنر “نه” گفتن
زمان تکنیک های مدیریت زمان
خوشبختانه برای مدیریت زمان مانند هر کار دیگری تکنیک هایی وجود دارد که با شناخت و عمل به آن‌ها می‌توانید اشراف بیشتری روی کارها و اهداف خود داشته باشید. هر فرد با توجه به نوع شخصیت خود می‌تواند از تکنیک های متناسب با خودش استفاده کند و در مسیر رشد فردی گام بردارد. در ادامه این مطلب تکنیک های مدیریت زمان را بررسی کرده و مزایا و معایب آن‌ها را می‌شماریم.
تکنیک قورباغه‌ات را قورت بده!
انجام بعضی از کارها به دلایل مختلف دشوار است، مثل یادگیری مبحث سخت درسی. سخنران و نویسنده معروف “برایان تریسی” در کتاب “قورباغه‌ات را قورت بده!” به این موضوع می‌پردازد که سخت‌ترین کار را باید در اولویت قرار داده و در ابتدای روز انجام دهیم. به این ترتیب در ادامه روز فرصت برای انجام کارهای با اولویت کمتر وجود دارد. فعالیت‌های مختلف یک روز را به ترتیب اهمیت در دسته‌های A,B,C,D مشخص کنید، ابتدا کارهای دسته A را انجام دهید، پس از آن به سراغ B بروید.
مزایای تکنیک قورباغه
- اولویت‌بندی امور
- داشتن انگیزه و فرصت کافی برای انجام کارها
- داشتن زمان کافی برای استراحت و تفریح
معایب تکنیک قورباغه
- آغاز روز با انجام کارهای سخت
- کم شدن اعتماد به نفس در صورت به انجام نرساندن کار
- عدم انعطاف‌پذیری برای انجام کارهای مختلف
تکنیک کار عمیق (Deep Work)
حتما قبلا نام کتاب “کار عمیق” نوشته “کال نیوپورت” را شنیده‌اید. در این کتاب نویسنده تاکید دارد روی کار اصلی متمرکز بمانید و برای رسیدن به این مهم از عواملی که حواس شما را پرت می‌کند، دوری کنید. در طول روز زمان خود را به دو بخش تقسیم کنید. بخشی را به انجام کارهایی که احتیاج به تمرکز بالا دارد اختصاص دهید، درست زمانی که بدن شما در بالاترین سطح انرژی قرار دارد. بخش دیگر روز را به انجام کارهای سطحی و تکراری، به طور کل به فعالیت‌هایی که انرژی کمتری نیاز دارند، اختصاص دهید.
مزایای تکنیک کار عمیق
در این روش تمرکز خود را روی کارهای پراهمیت خواهید گذاشت و بازدهی بیشتری خواهید داشت.
معایب تکنیک کار عمیق
برای انجام آن به محیطی ساکت نیاز دارید و در شرکت‌های شلوغ نمی‌توانید به خوبی آن را اجرا کنید.
تکنیک سامان دادن کارها (Getting Things Done)
یکی دیگر از تکنیک های مدیریت زمان که به GTD معروف است توسط نویسنده معروف “دیوید آلن” در کتاب پرفروشی با همین نام معرفی شد. این کتاب برای کسانی نوشته شده است که همزمان روی چند پروژه کار می‌کنند و می‌بایست کارها را به بهترین نحو به انجام برسانند. این روش در 5 مرحله انجام می‌شود:
- یادداشت تمام وظایف
- تعیین کارهای در دسترس و کارهایی که نیاز به برنامه‌ریزی دارد
- تفکیک و سازمان‌دهی وظایف مختلف هر بخش
- مشخص کردن زمان انجام کارهای مختلف
- پس از انجام مراحل فوق، فعالیت‌های خود را شروع کنید.
مزایای تکنیک GTD
- داشتن دید کامل و نقشه راه برای انجام فعالیت‌های مختلف
- افزایش بهره‌وری در زندگی شغلی و شخصی
معایب تکنیک GTD
- کاهش اثر بخشی به دلیل تعدد کارهای مختلف در یک روز
- عدم تمرکز بر پروژه‌ها و تمرکز روی وظایف
تکنیک پومودورو
25 دقیقه انجام فعالیت و 5 دقیقه استراحت، جالب نیست؟ این تکنیک ساده و اثربخش توسط “فرانچسکو چیریلو”، بنیان‌گذار تکنیک پومودورو مطرح شد. تایمر را روی 25 دقیقه تنظیم کنید و در این مدت فقط روی کار تمرکز کنید، سپس 5 دقیقه استراحت و مجددا 25 دقیقه کار، پس از 4 بار تکرار این عمل، به خودتان استراحت طولانی‌تری بدهید.
مزایای تکنیک پومودورو
- برنامه ریزی اثربخش برای انجام کارهای مختلف
- افزایش تمرکز
- عدم انجام کار در زمان طولانی و خستگی
- تعیین اولویت‌ها
- ارزیابی میزان بهره‌وری
معایب تکنیک پومودورو
برای انجام همه کارها اثر بخش نیست زیرا ممکن است برای کاری که انجام می‌دهید به زمان بیشتری نیاز داشته باشید، با 5 دقیقه استراحت تمرکز و حواس شما پرت شود.
تکنیک تایم باکسینگ (Time Boxing)
در این تکنیک زمان مشخصی را به انجام هر وظیفه اختصاص می‌دهید و وظیفه مورد نظر را در زمان مشخص شده به پایان می‌رسانید. در این روش تمام تمرکز روی انجام یک کار خواهد بود و فرد از تلف کردن وقت اجتناب می‌کند. ابتدا تمام کارهای خود را لیست کنید، سپس به ترتیب اهمیت شماره‌گذاری کنید، بعد از آن برای انجام هر فعالیت مدت زمان مشخصی را تعیین کنید. ممکن است یک وظیفه تنها 10 دقیقه زمان بخواهد اما وظیفه‌ای دیگر یک ساعت زمان لازم داشته باشد. در ادامه شروع به انجام کارها کنید، اگر زمان مشخص شده برای یک وظیفه به پایان رسید دست از کار بکشید و به سراغ فعالیت بعدی بروید.
مزایای تکنیک تایم باکسینگ
- اثرگذاری برای انجام کارهای کوچک
- سعی در اتمام کار در زمان تعیین شده
- عدم توجه به جزئیات وقت‌گیر در مورد افراد کمال‌گرا
- تمرکز روی یک وظیفه مشخص
- عدم انجام چندین کار به طور همزمان
معایب تکنیک تایم باکسینگ
- توقف کار هنگام تمام شدن زمان
- عدم زمان‌بندی درست برای انجام کارهای مختلف
تکنیک بلوک بندی زمانی (Time Blocking)
به دلیل استفاده افراد معروفی مانند ایلان ماسک از این متد، تایم بلاکینگ از تکنیک های معروف مدیریت زمان است. در این شیوه هر 24 ساعت از روز به بلوک‌های زمانی جدا از هم تقسیم می‌شود. به این ترتیب تمرکز اصلی در زمان مشخص روی یک هدف مشخص خواهد بود.
مزایای تکنیک تایم بلاکینگ
- اختصاص زمان برای هر وظیفه
- کنترل بهتر زمان
- اولویت‌بندی کارها بر اساس اهمیت آن‌ها
معایب تکنیک تایم بلاکینگ
- عدم زمان‌بندی درست برای انجام کارهای مختلف
- اختلال در برنامه‌ریزی به دلیل حواس‌پرتی ناشی از عوامل بیرونی
برای کسب نتیجه بهتر با بلوک‌های کوچک زمانی شروع کنید. برنامه خود را بیش از حد شلوغ نکنید. برای مدیریت بهتر، مدت زمان‌های مختلف را آزمایش کنید.
تکنیک ماتریس آیزنهاور
آیزنهاور جمله معروفی دارد که می‌گوید: ” مشکلات من دو نوع هستند: فوری‌ها و مهم‌ها. فوری‌ها مهم نیستند و مهم‌ها فوری نیستند.” تکنیک آیزنهاور بر همین اساس بنا شده است، اولویت کارها با توجه به فوریت و اهمیت. در این روش کارها به چهار بخش فوری و غیر فوری، مهم و غیر مهم تقسیم می‌شود.
یک برگه کاغذ را مطابق شکل به چهار بخش مهم-فوری، مهم-غیرفوری، غیرمهم-فوری و غیرمهم و غیرفوری تقسیم کنید.
- فعالیت های مهم و فوری در اولویت هستند، هم اکنون انجام دهید.
- فعالیت‌های مهم و غیر فوری اهمیت زیادی دارند اما فوری نیستند برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.
- کارهای غیرمهم و فوری اهمیت زیادی ندارند اما فوری هستند، می‌توانید آن‌ها را برون‌سپاری کنید و به دیگران محول کنید.
- کارهای غیرمهم و غیرفوری چندان اهمیت زیادی ندارند، می‌توانید از برنامه کاری خود حذف کنید.
مزایای تکنیک ماتریس آیزنهاور
- کارها به ترتیب اهمیت و فوریت اولویت‌بندی می‌شود.
- امکان مدیریت زمان از طریق برون‌سپاری به شخص داده می‌شود.
معایب تکنیک ماتریس آیزنهاور
- دشوار بودن تفکیک کارها از لحاظ اهمیت و فوریت
- اختلال در مدیریت زمان با جایگزین کردن کارها به جای هم
تکنیک قانون 10 دقیقه
در این تکنیک بسیار ساده و موثر برای انجام هر وظیفه 10 دقیقه فرصت دارید، تمام تمرکز و سرعت خود را برای انجام آن می‌گذارید، بعد از گذشت 10 دقیقه تصمیم می‌گیرید که به سراغ کار دیگری بروید یا همان را برای 10 دقیقه دیگر ادامه دهید.
مزایای تکنیک 10 دقیقه
- کوچک شدن وظیفه به بخش‌های کوچکتر و احساس خوب پس از انجام هر بخش
- داشتن تمرکز بالا برای انجام هر بخش
- عادت به انجام کارها در سریع‌ترین زمان
معایب تکنیک 10 دقیقه
هر 10 دقیقه در کار وقفه ایجاد می‌شود و ممکن است در تمرکز اختلال ایجاد کند. بنابراین پیشنهاد می‌شود، فعالیت را به بخش‌های کوچکتر تقسیم کنید.
تکنیک فهرست کارهای انجام شده (To Done List)
احتمالا تکنیک To Do List برای انجام کارها طی روزها و هفته‌های آینده را شنیده باشید، اما تکنیک To Done List روی کارهایی که انجام شده‌اند، و مدت زمان صرف شده برای آن‌ها تمرکز می‌کند. برای درک بهتری از فعالیت‌های گوناگونی که انجام می‌دهید، لیستی از کارهایی که طی یک هفته انجام داده‌اید تهیه کنید و مدت زمان انجام هر کدام و شیوه انجام آن را یادداشت کنید. به این ترتیب مشخص خواهد شد چقدر زمان برای انجام هر وظیفه صرف کرده‌اید.
مزایای تکنیک فهرست کارهای انجام شده
- انگیزه بخشی در مورد کارهای انجام شده
- داشتن دید کلی در مورد صرف وقت برای کارهای مختلف
معایب تکنیک فهرست کارهای انجام شده
در این تکنینک مدت زمان کافی برای انجام هر فعالیت را حدس خواهید زد اما به یاد داشته باشید به دلیل عدم آگاهی از جزئیات و نداشتن دید کافی برای کارهای آینده نمی‌توان مدت زمان صحیحی برای کارها در نظر گرفت.
تکنیک انجامش ندهید! (To Don’t List) H3
تکنیک انجامش ندهید موردی مهم در لیست تکنیک های مدیریت زمان است. معمولا همه روش‌ها در مورد کارهایی که باید انجام دهید راهکار ارائه می‌دهد اما این تکنیک به شما یادآور می‌شود برای کسب موفقیت چه کارهایی را نباید انجام دهید. احتمالا با این روش بتوانید هنر “نه” گفتن را در خود تقویت کنید. هرروز لیستی از کارهای غیرکاربردی و عاداتی که باعث حواس‌پرتی شما می‌شود را یادداشت کنید. در پایان روز کارهایی که از انجام آن خودداری کرده‌اید را تیک بزنید. چند مورد از عادات بدی که انجام کارها را به تعویق می‌اندازد شامل این موارد می‌شود: وقت گذراندن در شبکه‌های اجتماعی، ساعات طولانی حرف زدن با تلفن، به تعویق انداختن کارهای امروز به فردا و … .
مزایای تکنیک انجامش ندهید
- تمرکز ذهن از کارهای غیر مهم به کارهای اصلی
- ترک کردن عادات منفی
- تسلط بیشتر روی فعالیت‌های مختلف
- امکان برون‌سپاری کارهایی که نمی‌خواهید انجامش دهید
معایب تکنیک انجامش ندهید
با انجام این تکنیک به تنهایی نمی‌توانید کارهای خود را انجام دهید زیرا مشخص نمی‌کند در مقابل کارهایی که انجام نمی‌دهید چه کاری باید انجام دهید. در کنار این روش تکنیک دیگری برای مدیریت زمان خود به کار ببرید.
تکنیک Top Goal
یکی از تکنیک های مدیریت زمان برای رسیدن به اهداف بزرگ استفاده از این تکنیک است. حتما بارها شنیده‌اید که آهسته و پیوسته حرکت کردن به سمت هدف بسیار زودتر شما را به موفقیت می‌رساند تا اینکه گاهی چندین قدم بلند بردارید و روزها و ماه‌ها کاری نکنید. در تکنیک Top Goal یک هدف را مشخص می‌کنید و روزانه مدتی (مثلا 2 ساعت) به آن اختصاص می‌دهید. در این مدت زمان روی هدف تمرکز کنید و از وسایلی که باعث حواس‌پرتی شما می‌شوند دوری کنید.
مزیت تکنیک Top Goal
- بهبود و تقویت کار عمیق
- تقویت تمرکز
- انجام فعالیت‌های دیگر در بقیه ساعات روز
- رسیدن به هدف بزرگ
معایب تکنیک Top Goal
ممکن است 2 ساعت برای شما طولانی باشد و نتوانید تمرکز کافی روی کارتان داشته باشید. و پس از مدتی به دلیل تکرار از انجام فعالیت خسته و ناامید شوید. می‌توانید فعالیت را به اهداف کوچکتر تقسیم کنید تا پس از هر دوره و رسیدن به موفقیت‌های کوچک انگیزه برای ادامه دادن داشته باشید.
نتیجه گیری
در این مقاله سعی کردیم تکنیک های مدیریت زمان برای بهره‌وری بیشتر از وقت و انرژی را در اختیار شما قرار دهیم. امیدواریم با عمل به آن‌ها بتوانید برنامه‌ریزی بهتری برای کارهای خود داشته باشید و با پیشرفت در مسیر توسعه فردی به اهداف بزرگ خود دست پیدا کنید.
