فهرست مطالب
اولویت بندی پروژه ها چیست؟
اولویت‌بندی پروژهها به معنای تعیین ترتیب و تخصیص زمان مشخص برای انجام آن‌ها، براساس اهمیت یا فوریت پروژه‌های سازمان است. اولویت‌بندی پروژهها و کارها یک فرآیند مهم در مدیریت پروژه و یک قابلیت مهم برای سازمان‌ها محسوب می‌شود.
این کار معمولا براساس اهداف، استراتژی‌ها، منابع موجود و زمانبندی‌های مورد نیاز برای پروژهها انجام می‌شود. هدف از اولویت‌بندی کارها استفاده از منابعی همچون زمان، نیروی انسانی و منابع مالی یک سازمان، به بهترین نحو ممکن است.
سعید حسینی فرد به عنوان کوچ به دیگران کمک می‌کند تا اهداف خود را در زندگی و مسیر شغلی خود از طریق شناسایی نقاط قوت و ضعف، محقق کنند. در نتیجه، کوچینگ مدیران کسب‌وکار یک فرایند آموزشی و مشاوره‌ای است که در آن یک کوچ متخصص، به مدیر کمک می‌کند تا عملکرد خود را در محل کار بهبود بخشد. جهت دریافت وقت مشاوره، شماره تماس خود را وارد نمایید.
مزایای اولویت بندی پروژه ها در سازمان
یکی از مزایای اولویت‌بندی پروژهها در سازمان، بهبود استفاده از منابع است. با تخصیص منابعی همچون نیروی انسانی، بودجه و زمان به پروژه‌هایی با اولویت بالاتر، منابع سازمان به بهترین شکل ممکن مورد استفاده قرار می‌گیرد. همچنین اولویت‌بندی پروژهها منجر به افزایش کارایی کارکنان و عملکرد کلی سازمان شده و تمرکز اعضا را بر اهداف مهم معطوف می‌کند.
با افزایش تمرکز کارکنان بر پروژهها و کارهای دارای اولویت، از هدررفت منابع، زمان و تمرکز جلوگیری می‌شود. افزایش تطبیق‌پذیری با تغییرات نیز از دیگر مزایای اولویت‌بندی پروژه‌هاست که نقش مهمی در موفقیت سازمان‌ها دارد.
تاثیرات اولویت بندی کارها در سازمان
اولویت‌بندی کارها در سازمان، تأثیرات بسیاری در روند انجام کارها و عملکرد کلی سازمان دارد.
بعضی از این تأثیرات عبارتند از: افزایش بهره‌وری، بهبود کیفیت خدمات و محصولات، کاهش تأخیر در انجام کارها، بهبود مدیریت زمان و منابع و بهبود ارتباطات داخلی و خارجی. با ایجاد اولویت‌بندی در انجام کارها، استرس و خستگی کارکنان نیز کاهش یافته و رضایت شغلی بیشتری برای آن‌ها فراهم خواهد شد.
تکنیک های اولویت بندی پروژه در سازمان
با توجه به اهمیت اولویت‌بندی پروژهها در پیشبرد اهداف، لازم است سازمان‌ها و نهادهای مختلف به ایجاد و تقویت این مهارت بپردازند. امروزه تکنیک‌های متعددی برای اولویت‌بندی کارها وجود دارد که علاوه بر زندگی روزمره، در زندگی کاری و حرفه‌ای نیز می‌توان از آن‌ها استفاده کرد.
این تکنیک‌ها معمولا با توجه به نوع و اندازه پروژه، منابع موجود و شرایط محیطی سازمان انتخاب می‌شوند. در ادامه به تکنیک‌های اولویت‌بندی در سازمان اشاره خواهیم کرد.
سعید حسینی فرد به عنوان کوچ به دیگران کمک می‌کند تا اهداف خود را در زندگی و مسیر شغلی خود از طریق شناسایی نقاط قوت و ضعف، محقق کنند. در نتیجه، کوچینگ مدیران کسب‌وکار یک فرایند آموزشی و مشاوره‌ای است که در آن یک کوچ متخصص، به مدیر کمک می‌کند تا عملکرد خود را در محل کار بهبود بخشد. جهت دریافت وقت مشاوره، شماره تماس خود را وارد نمایید.
تکنیک قانون ۸۰/۲۰
تکنیک پارتو یا قانون ۸۰/۲۰، یک اصل مهم مدیریت و اولویت‌بندی است که براساس آن تنها ۲۰ درصد از وظایف و کارها مهم و اساسی هستند و می‌توانند ۸۰ درصد از نتایج و ارزش کار را تشکیل دهند. در این تکنیک پروژهها و وظایف براساس اهمیت و تأثیر آن‌ها بر کل سازمان رتبه‌بندی می‌شوند. برای مثال اگر یک سازمان ۱۰ پروژه داشته باشد، احتمالا ۲ پروژه (۲۰ درصد) از این پروژهها دارای بیشترین تأثیر و ارزش برای سازمان هستند و باید در اولویت قرار بگیرند.
با اولویت قراردادن این میزان از پروژهها، شما می‌تواند به ۸۰ درصد نتایج حاصل از این اولویت‌بندی دست یابید. استفاده از این تکنیک در اولویت‌بندی به مدیران کمک می‌کند تا تمرکز خود را بر روی پروژهها و فعالیت‌هایی که به طور حیاتی برای موفقیت سازمان اهمیت دارند معطوف کرده و از اتلاف منابع و زمان برای پروژه‌های دارای ارزش کمتر، جلوگیری کنند.
روش لیست وظایف روزانه
استفاده از روش لیست وظایف روزانه، یکی از تکنیک‌های مؤثر در اولویت‌بندی کارهای سازمان است. در کوچینگ سازمانی نیز از این روش به منظور مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف استفاده می‌شود.
این روش به مدیران و کارکنان کمک می‌کند تا وظایف خود را به صورت روزمره مدیریت کرده و تمرکز بیشتری هنگام انجام کارها داشته باشند. هنگام تهیه لیست وظایف روزانه باید توجه داشت که تعداد وظایفی که برای هر روز در نظر گرفته می‌شود باید مطابق با ظرفیت‌های کارکنان و مقدار زمان در دسترس باشد.
روش اولویت بندی ماتریس آیزنهاور
روش اولویت‌بندی ماتریس آیزنهاور، یک روش مدیریتی است که توسط دونالد آیزنهاور ارائه شده است. این روش براساس دو معیار اصلی، یعنی اهمیت و فوریت، به اولویت‌بندی وظایف و پروژهها می‌پردازد.
براساس روش ماتریس آیزنهاور، کارها و وظایف به چهار دسته تقسیم می‌شوند؛ دسته اول وظایف ضروری و فوری که باید در اولویت گرفته و حتما انجام شوند، دسته دوم وظایف ضروری اما غیرفوری که باید در زمان مناسب به انجام آن‌ها پرداخت، دسته سوم وظایف فوری اما غیرضروری که اهمیت آن‌ها در رسیدن به اهداف کلی پروژه کم است و بهتر است به تعویق بیفتد و دسته چهارم وظایف غیرضروری و غیرفوری که به طور کلی باید از انجام آن‌ها خودداری کرد.
روش MIT
روش MIT (Most Important Tasks) یک روش ساده و کارآمد برای اولویت‌بندی و مدیریت وظایف است که براساس انتخاب سه وظیفه مهم در هر روز انجام می‌گیرد. در این روش ابتدا تمام وظایف و کارهایی که باید انجام داده شوند لیست می‌شوند. سپس وظایف براساس اهمیت و تأثیر آن‌ها بر روند کلی کار و اهداف سازمان، ارزیابی می‌شوند.
در آخر نیز سه وظیفه که مهم‌ترین وظایف لیست به شما می‌روند انتخاب شده و در طول روز بر آن‌ها تمرکز بیشتری انجام خواهد گرفت. استفاده از این روش کمک می‌کند تا بخش بیشتری از تمرکز و توجه شما، صرف انجام وظایف اصلی و اساسی شده و به بهره‌وری بیشتری دست یابید.
مشخص کردن ددلاین برای کارها و اهداف
مشخص‌کردن ددلاین برای کارها و اهداف، به معنای تعیین مهلت و برنامه زمانی برای به پایان رساندن کارهاست. تعیین ددلاین به افزایش تمرکز منجر شده و بهره‌وری افراد را افزایش می‌دهد.
این روش، یک روش عالی برای مدیریت زمان است که در کوچینگ سازمانی نیز به استفاده از آن توصیه می‌شود. با مدیریت صحیح زمان و انجام کارها در مهلت مشخص، از هدررفت وقت، انرژی و منابع جلوگیری شده و کارها به نحو بهتری سامان داده می‌شود.
روش ABCDE
روش ABCDE یک روش قدرتمند برای تعیین اولویت‌بندی برای اهداف و وظایف است. این روش تا حدودی شبیه به تهیه چک‌لیست وظایف است. با این تفاوت که در چک‌لیست، وظایف صرفا لیست شده اما در روش ABCDE وظایف براساس میزان اهمیتشان اولویت‌بندی می‌شوند.
در این روش وظایفی که درجه اهمیتی بالاتری دارند را وظایف A می‌نامیم که انجام آن‌ها واجب و ضروری است.
وظایف B شامل کارهایی است که باید انجام شود ولی به اندازه وظایف A اهمیت ندارند و می‌توان آن‌ها را به زمان دیگری موکول کرد.
وظایف C، وظایفی هستند که انجام آن‌ها مفید است اما انجام‌ندادن آن‌ها نیز به شما ضرری نخواهد زد.
وظایف D شامل وظایفی است که قابلیت واگذاری داشته و می‌توان آن‌ها را به شخص دیگری سپرد و وظایف E باید به طور کلی حذف شوند؛ زیرا مهم و ضروری نیستند.
در این روش باید توجه داشت که تا زمانی که وظایف مربوط به یک بخش تمام نشده، شما اجازه نخواهید داشت که به سراغ وظایف بعدی بروید.
روش MoSCoW
روش MoSCoW یک روش مؤثر برای اولویت‌بندی نیازها و وظایف در یک پروژه است. اسم این روش از حروف اول کلمات Must have, Should have, Could have, Won’t have گرفته شده است که هر کدام یک سطح از اولویت را نشان می‌دهند. وظایف M، جزو نیازهای اساسی پروژه محسوب می‌شوند که بدون انجام آن‌ها پروژه به سرانجام نخواهد رسید.
وظایف S مهم هستند اما بدون آن‌ها نیز می‌توان در پروژه به موفقیت رسید. وظایف C خوب است اما اثر چندانی بر موفقیت یا شکست پروژه نخواهد داشت و وظایف W جزو برنامه‌های اجرایی پروژه قرار نمی‌گیرند. این روش به افراد یک پروژه یا سازمان کمک می‌کند تا بر روی نیازهای پروژه اولویت‌بندی منطقی داشته و به طرز مؤثرتری منابع و زمان را مدیریت کنند.
مدل کانو (Kano model)
مدل کانو که اولین بار توسط نوریاکی کانو مطرح شد یک روش اولویت‌بندی، براساس رضایت مشتری و تفاوت درک آن‌ها از ویژگی‌های کالاها و خدمات است.
در این روش ویژگی‌های محصولات یا خدمات که مورد نیاز مشتریان است به ۵ دسته تقسیم می‌شوند: ویژگی‌های بنیادی و ضروری که حتما باید در محصولات و خدمات وجود داشته باشد، ویژگی‌های عملکردی که هر چه بیشتر باشد رضایت مشتری نیز افزایش خواهد یافت، ویژگی‌های جذاب که در صورت وجود موجب رضایت بیشتر می‌شوند اما نبود آن‌ها نیز تفاوتی ایجاد نمی‌کند، ویژگی‌های بی‌اثر که حتی اگر فراوان باشند هم تأثیری بر مشتری نخواهند داشت و ویژگی‌های معکوس که در صورت وجود از میزان رضایت مشتری می‌کاهند.
در مدل کانو می‌توان با توجه به نیاز مشتریان، به اولویت‌بندی کارها و خدمات پرداخت.
تکنیک رایس (RICE)
تکنیک رایس یک روش ساده و مؤثر برای اولویت‌بندی وظایف و پروژه‌هاست. این تکنیک از چهار مؤلفه برای اولویت‌بندی استفاده می‌کند:
مؤلفه دسترسی (Reach) که نشان‌دهنده تعداد افراد یا مشتریانی است که به طور مستقیم از انجام پروژه و وظایف بهره‌مند خواهند شد، مؤلفه تأثیر (Impact) که بیانگر اهمیت و تأثیری است که انجام پروژه بر رضایت مشتریان، سودآوری یا اهداف کلی سازمان دارد، مؤلفه اطمینان (Confidence) که به اطمینان از موفقیت پروژه مربوط می‌شود و مؤلفه تلاش (Effort) که نشانگر مقدار زمان، منابع و تلاشی است که برای انجام پروژه نیاز است.
با ترکیب این مؤلفه‌ها یک امتیاز به دست می‌آید که می‌تواند معیاری برای اولویت‌بندی وظایف و پروژهها باشد.
سعید حسینی فرد به عنوان کوچ به دیگران کمک می‌کند تا اهداف خود را در زندگی و مسیر شغلی خود از طریق شناسایی نقاط قوت و ضعف، محقق کنند. در نتیجه، کوچینگ مدیران کسب‌وکار یک فرایند آموزشی و مشاوره‌ای است که در آن یک کوچ متخصص، به مدیر کمک می‌کند تا عملکرد خود را در محل کار بهبود بخشد. جهت دریافت وقت مشاوره، شماره تماس خود را وارد نمایید.
اولویت بندی به روش براین تریسی
در روش اولویت‌بندی براین تریسی از چهار مؤلفه برای تعیین اولویت وظایف و پروژهها استفاده می‌شود: مؤلفه سود که نشان می‌دهد انجام یک وظیفه یا پروژه چه مزایایی برای سازمان، تیم یا مشتریان دارد، مؤلفه ریسک که نشان‌دهنده میزان ریسک و خطرات انجام پروژه است، مؤلفه جذابیت که بیانگر جذابیت و شایستگی است و مؤلفه هزینه که نشانگر هزینه‌های مالی و زمانی پروژه برای سازمان است. با ترکیب این مؤلفه‌ها، اولویت کارها و وظایف مشخص خواهد شد.
روش اولویت بندی دیوید آلن
روش دیوید آلن برای اولویت‌بندی به GTD (Getting Things Done) معروف است. این روش از ۵ مرحله تشکیل شده است: مرحله ثبت که در آن باید تمام کارهایی که به ذهنتان می‌رسد را یادداشت کنید، مرحله بررسی که باید از بین کارهای ثبت‌شده به انتخاب مهم‌ترین‌ها بپردازید، مرحله سازماندهی که باید کارها را براساس اهمیت اولویت‌بندی کنید، مرحله بازبینی که در آن باید اصلاحات و تغییرات لازم را اعمال کنید و مرحله انجام که باید براساس اولویت‌های فهرست خود به انجام کارها بپردازید.
تکنیک SMART
تکنیک SMART یک روش معروف برای اولویت‌بندی اهداف است که براساس آن اهداف و وظایف برای قرارگرفتن در اولویت باید دارای ۵ ویژگی باشند. این ویژگی‌ها عبارتند از: خاص (Specific)، قابل اندازه‌گیری (Measurable)، قابل دستیابی (Achievable)، مرتبط با اهداف کلی (Relevant) و زمان‌بندی‌شده (Time-bound).
استفاده از تکنیک SMART به شما کمک می‌کند تا اهداف خود را به صورت معقولانه، مشخص و با زمان‌بندی مناسب تعریف کرده و در نتیجه بهبود قابل توجهی را در عملکرد و دستیابی به اهداف مشاهده کنید.
هدف از اولویت بندی کارها
هدف اصلی از اولویت‌بندی کارها در سازمان، بهینه‌سازی استفاده از منابع موجود و تمرکز بر اهداف اصلی سازمان است. این فرآیند به سازمان کمک می‌کند تا وظایف و پروژه‌های مختلف را براساس اهمیت، فوریت و تأثیرشان بر روی اهداف استراتژیک سازمان، مرتب کند.
اولویت‌بندی کارها همچنین موجب اتخاذ بهترین تصمیمات در ارتباط با تخصیص زمان و منابع به وظایف مهم‌تر خواهد شد و این امر به نوبه خود در ارتقای عملکرد سازمان و دستیابی به اهداف بلندمدت مؤثر است.
نتیجه گیری
توانایی اولویت‌بندی کارها و پروژهها یک مهارت اساسی برای سازمان‌ها محسوب می‌شود. با توجه به محدودیت زمان و منابع انسانی و مالی سازمان‌ها، در صورت عدم اولویت‌بندی ضررهای زیادی متوجه سازمان خواهد شد. این ضررها شامل هدررفت زمان، منابع مالی، شکست پروژهها و… است.
اولویت‌بندی کارها منجر به افزایش تمرکز، کارآیی و رضایت کارکنان شده و عملکرد کلی سازمان را نیز بهبود می‌بخشد. برای فراگیری مهارت اولویت‌بندی در سازمان، تکنیک‌های مختلفی همچون تکنیک ماتریس آیزنهاور، مدل کانو، مدل رایس، تکنیک SMART، روش اولویت‌بندی دیوید آلن و… وجود دارد. با استفاده از این تکنیک‌ها می‌توان به اولویت‌بندی بهتری در کارها و پروژه‌های سازمان پرداخت و شاهد نتایج بهتری در عملکرد سازمان بود.
