با توجه به شرایط بد اقتصادی اغلب سازمان‌ها به دنبال این هستند که هزینه‌های خود را کم کنند. اما انجام این کار بسیار دشوار است و نیازمند صرفه‌جویی و مدیریت هزینه است. از مهم‌ترین عوامل موفقیت یک شرکت میزان سرمایه آن شرکت است. به‌عنوان‌مثال شرکت‌های نوپا به خاطر نداشتن سرمایه و یا نداشتن توانایی و مهارت برای مدیریت هزینه ورشکست می‌شوند. بنابراین باید تلاش کرد تا با کمک استراتژی‌های کم کردن هزینه در سازمان سرمایه‌های شرکت را حفظ کنیم.
اولین گزینه‌ای که برای کم کردن هزینه‌های سازمان به ذهن مدیران می‌رسد، این است که کارمندان را اخراج کنند. در این مقاله قصد داریم راه‌های کم کردن هزینه‌های سازمان بدون اخراج کارکنان را بررسی کنیم.
انواع هزینه‌های سازمان
در سازمان هزینه به پولی گفته می‌شود که شما برای خدمات و کالاهای موردنیاز سازمان خود خرج می‌کنید. به‌عنوان‌مثال این هزینه‌ها شامل حقوق کارمندان، هزینه قبوض آب و برق و تلفن، خرید وسایل شرکت و مواد اولیه می‌شود. اگر هزینه‌های یک سازمان کمتر از درآمد آن سازمان باشد که این سازمان به سود می‌رسد اما اگر هزینه‌های سازمان بیشتر از درآمد باشد ضرر ایجاد می‌شود.
هزینه‌های سازمان به دودسته هزینه‌های ثابت و متغیر تقسیم می‌شوند.
هزینه‌های ثابت: هزینه‌های ثابت هزینه‌هایی هستند که به میزان فعالیت تجاری و میزان تولید و خدمات هیچ ارتباطی ندارند و همیشه ثابت هستند. سازمان‌ها در زمان مشخص موظف به پرداخت هزینه‌های ثابت هستند به‌عنوان‌مثال یک هزینه ثابت برای سازمان‌ها اجاره مکان است و سازمان تحت هر شرایطی باید اجاره را بپردازد.
هزینه‌های غیرثابت یا متغیر: هزینه‌های متغیر هزینه‌هایی هستند که به میزان کالا و خدمات تولیدشده بستگی دارد. رابطه مستقیمی با میزان تولید سازمان دارند. هرچقدر تولیدات سازمان بیشتر باشد هزینه‌های متغیر هم بیشتر می‌شود. حتی اگر برای تولید بیشتر مجبور به استخدام کارمندان جدید باشند حقوق کارمندان هم جز هزینه‌های متغیر است.
استراتژی‌های کاهش هزینه‌های سازمان
نداشتن نقدینگی کافی یکی از مهم‌ترین دلایل ورشکستگی کسب‌وکارها به‌حساب می‌آید. بنابراین شما برای کم کردن میزان احتمال شکست کسب‌وکارتان در همان ابتدای کسب‌وکارتان باید:
مخارج مختلف را شناسایی کنید و برای آن‌ها برنامه‌ریزی داشته باشید. در همان شروع کسب‌وکار سعی کنید که برای آینده برنامه‌ریزی داشته باشید به‌عنوان‌مثال هزینه‌های یک سال آینده کسب‌وکار خود را تخمین بزنید.
هزینه خدمات ارائه‌شده و محصولاتی که رقیب شما تولید می‌کند را با کسب‌وکار خودتان مقایسه کنید.
هزینه‌های واقعی سازمان را برآورد کنید و هزینه‌های اضافی را حذف کنید.
صاحبیم کسب‌وکار زمانی که با کاهش درآمد روبه‌رو می‌شوند به فکر اخراج کارمندان می‌افتند تا از این طریق بتوانند هزینه‌ها را کم کنند اما این نکته را فراموش نکنید که این روش مناسبی برای کم کردن هزینه‌های کسب‌وکار نیست. زمانی که شما نیروهای ارزشمند سازمان خود را اخراج می‌کنید ضرر بیشتری به سازمان شما وارد می‌شود. علاوه بر این دیگر کارمندان سازمان هم نسبت به امنیت شغلی خود بدبین می‌شوند و کار خود را با ترس از دست دادن شغل پیش می‌برند و این باعث می‌شود که در سازمان شما فضای بدی حاکم باشد.
اکنون ممکن است مهم‌ترین سؤال شما این باشد که اگر قرار باشد کارمندان را اخراج نکنیم برای کم کردن هزینه‌های سازمان چه‌کار کنیم؟ در این قسمت از مقاله ما راهکارهایی به شما ارائه می‌دهیم که شما بدون اخراج کردن کارمندان بتوانید هزینه‌ها را کم کنید.
برخی از کارکنان را دور کارکنید
کارمندان دور کار هزینه کمتری دارند بنابراین شما به‌جای اخراج کارکنان سعی کنید که آن‌ها را تبدیل به کارمندان دو کارکنید. زمانی که کارمندان دور کار می‌شوند شما حقوق کمتری به آن‌ها می‌پردازید. هرگز این تصور را نداشته باشید که در کارهای دورکاری کیفیت انجام کار پایین است، اگر شما افراد متخصص و متعهدی را استخدام کرده باشید به‌صورت دور کار هم کار خوب و باکیفیت به شما تحویل می‌دهند. دورکاری علاوه بر اینکه هزینه‌های سازمان شمارا کاهش می‌دهد برای کارمندان هم مزایای زیادی دارد. به‌عنوان‌مثال کارمندان دورکاری می‌توانند به‌راحتی ساعت کاری خود را تغییر دهند و در محیط آرام و راحت کار خود را انجام دهند.
علاوه بر این کارمندان دورکاری آزادی بیشتر و تمرکز بهتری دارند. کارمندان دورکاری به‌صورت هم‌زمان می‌توانند چندین پروژه‌ی دیگر داشته باشند و درآمد بیشتری به دست آورند. علاوه بر دورکاری شما می‌توانید نحوه حقوق کارمندان را از ثابت تغییر دهید و حقوق آن‌ها را بر مبنای کارهایی که انجام می‌دهند بگذارید و بر اساس ساعات کاری مفیدی که دارند حقوق دریافت کنند.
برخی از کارها را برون‌سپاری کنید
بسیاری از کارهای سازمان را می‌توانید به افراد و شرکت‌های بیرون از سازمان بسپارید و از این طریق هزینه‌های سازمان را کاهش دهید. همیشه افرادی هستند که برخی از کارها را بهتر از شما انجام می‌دهند. برون‌سپاری کارها در طی یک سال می‌تواند در پایان سال برای شما سود زیادی به همراه داشته باشد. قبل از برون‌سپاری کارها این نکته را در نظر داشته باشید که به‌طور دقیق بدانید چه‌کارهایی را در چه زمانی و به چه افرادی باید برون‌سپاری کنید.
روزهای کاری کارمندان را کم کنید
زمانی که تمام‌روزهای هفته شرکت باز است و فعالیت می‌کند مسلماً هزینه‌های زیادی برای سازمان می‌تراشد. اما می‌توانید روزهای کاری را در شرکت کم کنید و در عوض ساعت کاری را زیاد کنید. این کار باعث کم شدن هزینه سازمان می‌شود. علاوه بر این کارکنان انگیزه بیشتری پیدا می‌کنند؛ زیرا می‌دانند که آخر هفته تعطیلات طولانی‌تری دارند.
دفتر خود را تغییر دهید
هزینه اجاره دفتر برای سازمان‌ها یک هزینه بسیار زیاد است. اگر کسب‌وکار شما در دوران بحران قرار دارد می‌توانید دفتر کار خود را عوض کنید و به محله‌های ارزان‌تر بروید یا اگر دفتر کار شما بزرگ است دفتر کار کوچک‌تری را اجاره کنید. علاوه بر این می‌توانید محیط شرکت خود را یک دفتر اشتراکی کنید و از افراد دیگر بخواهید که در شرکت شما فعالیت کنند و هزینه اجاره برای شما نصف شود.
خدمات را جایگزین پرداخت پول‌کنید
یک‌راه دیگر برای کم کردن هزینه‌های ساختمان ارائه خدمات به‌جای دادن پول است. برخی از شرکت‌هایی که با آن همکاری می‌کنید از آن‌ها بخواهید که به‌جای پرداخت پول به آن‌ها خدمات به آن‌ها ارائه کنید. به‌عنوان‌مثال شرکتی که مسئولیت بخش فروش سازمان شمارا به عهده دارد شما می‌توانید از آن‌ها بخواهید که از خدمات پشتیبانی سایت شرکت شما استفاده کند. این مبادله در شرکت‌های نوپا باعث کم شدن هزینه‌های سازمان می‌شود.
استراتژی بازاریابی را تغییر دهید
اگر شما برای جذب مشتری هزینه‌های زیادی پرداخت می‌کنید بهتر است که این استراتژی را تغییر دهید و تمرکز خود را بر روی مشتریان وفادار خود بگذارید. با انجام این کار شما می‌توانید کمتر هزینه کنید و درآمد بیشتری به دست آورید. طبق تحقیقات انجام‌شده جذب مشتریان جدید ۷ برابر بیشتر از مشتریان قدیمی برای شما هزینه دارد. برای مشتریان قدیمی خود محصولات جدیدی تولید کنید و به آن‌ها پیشنهاد‌ها ویژه‌ای بدهید یا اینکه تخفیفت جذابی برای آن‌ها در نظر بگیرید.
هزینه‌های خرید مواد اولیه را کم کنید
برای تأمین مواد اولیه به دنبال افرادی باشید که مواد اولیه را باقیمتی مناسب به شما ارائه می‌دهند. علاوه بر این با شرکت‌هایی که فعالیت مشابهی با شما دارند یک گروه تشکیل دهید و برای تأمین مواد اولیه باهم اقدام کنید؛ زیرا با انجام این کار شما می‌توانید از تأمین‌کنندگان مواد اولیه تخفیف بگیرید و یا هزینه‌های مواد اولیه را به‌صورت قسطی بپردازید.
به دنبال جذب سرمایه‌گذار باشید
برای برخی از هزینه‌های سازمان می‌توانید یک سرمایه‌گذار جذب کنید. سازمان‌های بزرگ که بودجه کافی دارند می‌توانند برخی از هزینه‌های شمارا تأمین کنند و در قبال آن شما در سایت، همایش‌ها و رویدادها پشتیبان‌ها را تبلیغ کنید. به‌عنوان‌مثال زمانی که می‌خواهید یک همایش برگزار کنید یک حامی مالی جذب کنید و در همایش برنوشته شرکت حامی را قرار دهید.
روش‌های کم کردن هزینه‌های نیروی انسانی
اغلب در مورد نیروی انسانی دو دیدگاه وجود دارد:
برخی از مدیران به نیروی انسانی به چشم افرادی نگاه می‌کنند که همیشه باید برای آن‌ها هزینه‌های اضافی پرداخت کنند و سربار شرکت هستند.
در دیدگاه دوم برخی از مدیران به نیروی انسانی به چشم یک سرمایه ارزشمند نگاه می‌کنند و همیشه به دنبال رشد و پیشرفت آن‌ها هستند.
نیروی انسانی مهم‌ترین سرمایه هر سازمان است و بدون وجود کارکنان، شرکت به هیچ موفقیتی نمی‌رسد. زمانی که شما برای کارمندان خود پول خرج می‌کنید درواقع دارید برای شرکت خود سرمایه‌گذاری می‌کنید. روش‌هایی برای کم کردن هزینه‌های نیروی انسانی وجود دارد که در این بخش به‌صورت کامل آن‌ها را شرح می‌دهیم.
بازبینی ساختار شغلی
ساختار شغلی کارمندان را بررسی کنید و اگر می‌توانید آن‌ها را بهینه کنید. به‌عنوان‌مثال اگر شرایطش وجود دارد در برخی از پوزی شن‌های شغلی کارمند را به‌صورت پاره‌وقت قرار دهید، با این روش شما می‌توانید از توانایی‌های منحصربه‌فرد کارمندان استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال اگر شما یک کارمند دارید که هم در حوزه سو و دیجیتال مارکتینگ مهارت دارد می‌توانید نیمی از زمان او را به سئو اختصاص دهید و نیمی دیگر از زمان را به دیجیتال مارکتینگ.
کارآموزی را فراموش نکنید
برای شرکت خود کارآموزان بااستعداد استخدام کنید و سپس در شرکت از کارمندان خوب خود بخواهید تا کارهای مهم را به کارآموزان آموزش بدهند. با انجام این کار بدون صرف هزینه بخش زیادی از کارهای شرکت انجام می‌شود. البته این نکته را در نظر داشته باشید که به کارآموزان حتماً مهارت تخصصی آموزش دهید و از یاددادن کارهای پیش‌پاافتاده پرهیز کنید. زیرا به‌جای سودآوری برای شما ضررهای زیادی به کسب‌وکار شما وارد می‌کند.
کارمندان خود را با دیگر شرکت‌ها به اشتراک بگذارید
برخی از شرکت‌ها که با آن‌ها آشنا هستید و این شرکت‌ها رقیب شما نیستند. می‌توانند از کارمندان شما استفاده کنند و به عبارتی شما نیروی انسانی خود را با دیگران به اشتراک بگذارید. به‌عنوان‌مثال کارمند حسابداری شما سه روز در هفته برای شرکت همکار شما کار کند و در عوض یکی از نیروهای فروش شرکت همکار چند روز در هفته برای شما کار کند. با انجام این کار هزینه‌های نیروی انسانی به‌شدت کم می‌شود.
چهار دسته‌بندی برای کم کردن هزینه‌های سازمان
در این قسمت شش دسته‌بندی برای کم کردن هزینه‌های سازمان به شما معرفی می‌کنیم:
جایگزینی
روش جایگزینی برای افرادی مناسب است که برای کم کردن هزینه‌های سازمان به دنبال جایگزین هستند. در این روش از نرم‌افزارهای اداری، تجهیزات و یا سرویس‌هایی که وجود دارد استفاده می‌کنند تا بتوانند هزینه‌های خود را کم کنند.
روش ترکیبی
یکی دیگر از روش‌های صرفه‌جویی در هزینه‌ها ترکیب افراد، محصولات یا فرآیندهای مختلف است. به‌عنوان‌مثال سازمان‌ها برای تجهیزات و کسب‌وکار خود از خدمات بیمه‌ای شرکت‌های مختلف استفاده می‌کنند. ترکیب کردن خدمات بیمه‌ای باعث کم کردن هزینه‌های سازمان می‌شود.
اقتباس
منظور از اقتباس استفاده از ایده‌های خوب دیگر سازمان‌هاست. در این روش برای کم کردن هزینه‌ها هم به رقبا و دیگر سازمان‌ها نگاه می‌کنند و از دیگر شرکت‌ها الگو می‌گیرند.
ایجاد تغییرات
ایجاد تغییرات هم یکی دیگر از روش‌های کم کردن هزینه‌های سازمان است. به‌عنوان‌مثال شما با دادن مرخصی بدون حقوق کارمندان می‌توانید در هزینه‌های کار خود صرفه‌جویی کنید.
تغییر کاربری
یکی دیگر از روش‌های کم کردن هزینه‌های سازمان تغییر کاربری است. درروش تغییر کاربری اگر شما فضایی دارید که در سازمان بدون استفاده است می‌توانید آن را اجاره دهید.
حذف چیزهای غیرضروری
در سازمان آخرین روش کاهش هزینه‌های سازمان حذف است. شما با یک بازنگری می‌توانید هزینه‌های اضافی کسب‌وکارتان را کاهش دهید.
جمع‌بندی
امروزه با توجه به شرایط اقتصادی اغلب کسب‌وکارها به دنبال این هستند که برای کاهش هزینه‌های خود از روش‌های مختلفی استفاده کنند. به‌عنوان‌مثال یکی از این روش‌ها استفاده از نرم‌افزارهای خودکارسازی است. سازمان‌ها به کمک این نرم‌افزارها می‌توانند هزینه‌های خود را کم کنند و بهره‌وری خود را کاهش دهند. در این مقاله روش‌های مختلفی برای کاهش هزینه‌های سازمان به شما معرفی کردیم. بابا توجه به نیازها و ضرورت‌های کسب‌وکارتان می‌توانید یکی از این روش‌ها را انتخاب کنید. فراموش نکنید که حذف بی دلیل نیروی انسانس هزینه های سنگینی برای کسب و کار شما رقم میزند. قبل از آنکه یک نیروی انسانی را اخراج کنید حتما از استراتژی های این مقاله کمک بگیرد و به اخراج کارمندان به عنوان اخرین گزینه فکر کنید.