مدیریت تداوم کسب و کار درواقع یک حرفه به شمار می‌رود که بستگی به تجربه مدیر دارد؛ این حرفه زمانی به کار شما می‌آید که سازمان، شرکت یا هر کسب و کار شما، دچار یک فاجعه شده باشد. درواقع مدیریت کسب و کار یک مرحله‌ای برای برنامه ریزی دارد که شما با استفاده از آنها می‌توانید ریسک کسب و کار خودتان را مدیریت کنید.
در ادامه این مقاله قصد داریم تا مدیریت تداوم کسب و کار را با هم بررسی کنیم. با ما همراه باشید.
نگاهی کلی به مدیریت تداوم کسب و کار
مهم‌ترین بخش از هر کسب و کاری، مدیریت تداوم کسب و کار و برنامه ریزی‌هایی است که در حین این مراحل انجام می‌شود؛ در برنامه ریزی‌های تداوم کسب و کار، درواقع بلاهای مختلفی را پیش بینی می‌کند و کسب و کار خودتان را برای مقابله با آن، از قبل آماده می‌کنید.
از این حوادث می‌توان به مواردی به مانند آتش سوزی، شیوع بیماری، حملایت سایبری و … اشاره کرد. البته برنامه ریزی تداوم کسب و کار هم نمی‌تواند به صورت صد در صد از همه چیز در برابر حوادث مختلف محافظت کند.
البته شاید این اتفاق در کسب و کارهای نسبتا کوچک رخ دهد؛ ولی در سازمان‌های بزرگ شما می‌توانید با برنامه ریزی تداوم کسب و کار، خسارت‌ها را به حداقل برسانید و این هم خودش یک نکته مثبتی است.
البته برنامه ریزی کسب و کار هم به این سادگی‌ها نیست یا فکر نکنید که فقط باید یک فکری برای آن روزها بکنید؛ شما برای اینکه بتوانید کسب و کار خودتان را از حداکثر خسارت‌ها در زمان وقوع حادثه جلوگیری کنید، باید حتما یکسری بودجه‌ای را هم به این کار اختصاص دهید و درواقع یکسری پروتکل‌هایی را برای حوادث مختلف، ایجاد کنید.
چرا باید از مدیریت تداوم کسب و کار استفاده کنیم؟
همانطور که در بالا هم گفتیم، مدیریت تداوم کسب و کار نمی‌تواند به صورت صد در صد از خسارت‌ها وارد شده در زمان وقوع حوادق مختلف، جلوگیری کند. ولی اگر شما برنامه ریزی تداوم کسب و کار را نداشته باشید، قطعا ممکن است که خسارت‌های زیادی به شما و کسب و کارتان وارد شود.
ولی برنامه ریزی تداوم کسب و کار باعث می‌شود تا این خسارت‌ها به حداقل برسد و درواقع به گونه‌ای که نیاز نیست تا بعد از وقوع حادثه، مثلا دوباره از صفر شروع کنید.
بعضی مواقع هم می‌توان زمان خرابی یا زمان وقوع یکسری از حادثه را تشخیص داد و حدس زد؛ برای مثال در مناطقی به مانند آمریکا که همیشه با گردباد سروکار دارند، می‌توان حدس زد که در چه روزهایی از سال ممکن است با حادثه گردباد مواجه شوند. همچنین هر روزه، حملات سایبری از روز قبل بیشتر می‌شوند و شاید یکی از همین روزها هم گریبانگیر کسب و کار شما شود. پس چه بهتر که با این موارد آشنا باشید.
مدیریت کسب و کار باعث می‌شود تا شرکت بتواند در وقوع همین حوادث، انعطاف پذیری خودش را حفظ کنید و سرویس‌های خودش را حتی در همین زمان‌ها نیز به صورت خوب و دقیق ارائه دهد.
در بالا گفتیم که برای برنامه ریزی کسب و کار، قطعا نیاز به یکسری بودجه برای اجرای پروتکل‌های مختلف دارید؛ ولی اگر بخواهید منطقی به داستان نگاه کنید، درواقع این هزینه‌ها در برابر خسارت‌هایی که می‌توانید از سمت این حوادث متحمل شوید بسیار کمتر است. درواقع این هزینه‌ها باعث صرفه جویی در هزینه‌های اضافی می‌شود.
احتمالا شما هم شرکت‌ها، سازمان‌ها یا کسب و کارهای مختلفی را در اطراف خودتان مشاهده کردید که خسارت‌ها و ضررهای جبران ناپذیر زیادی را به دلیل رعایت نکردن مدیریت تداوم کسب و کار متحمل شدند؛ با مشاهده این حوادث، شما باز هم نمی‌خواهید که به سراغ برنامه ریزی تداوم کسب و کار بروید؟
تداوم کسب و کار شامل چه مواردی است؟
تا اینجا متوجه شدیم که تداوم کسب و کار به منظور ادامه حیات یک کسب و کار در زمان وقایع مختلف، یک بخش الزامی برای هر کسب و کاری به شمار می‌رود. یک طرح جامع به جهت پیاده سازی مدیریت تداوم کسب و کار باید از مواردی به مانند اطلاعات تماس، راهنمای استفاده از سند و … برخوردار باشد.
فعالیت‌هایی که در تداوم کسب و کار وجود دارد درواقع بسیار واضح و بدون هیچگونه پیچیدگی است؛ البته یادتان باشد که همه این فعالیت‌ها باید در راستای حفظ کسب و کار شما باشد و اگر اینگونه نباشد، عملا نمی‌توان به آن تداوم کسب و کار گفت.
این برنامه باید به طوری چیده شود که در زمان وقوع حادثه، هیچ سوالی برای هیچ کسی به وجود ندارد؛ برای مثال وقتی که حادثه آتش سوزی رخ داد، مدیر کسب و کار یا بقیه افرادی که در این بخش کار می‌کنند نباید کاسه چه کنم چه کنم دست بگیرند؛ هر موقع و هر اتفاقی که افتاد باید به سراغ برنامه ریزی تداوم کسب و کار رفته و بدون هیچ سوال و جوابی، طبق همان برنامه ریزی‌ها پیش بروند.
مراحل طراحی برنامه تداوم کسب و کار
خوب تا به اینجا با تعریف کلی از مدیریت کسب و کار و همچنین اهمیت آن آشنا شدیم و فهمیدیم که تداوم کسب وکار شامل چه مواردی است؛ حالا که با این موارد آشنا شدیم، بهتر است که به سراغ مراحل طراحی برنامه تداوم کسب و کار برویم. در ادامه قصد داریم تا این مراحل را به شما معرفی کنیم:
1. تهیه نمونه‌ای از تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار
در اولین مرحله از ساخت برنامه تداوم کسب و کار، شما باید تاثیر کسب و کار خودتان را تحلیل کنید. شاید برای شما سوال پیش بیاید که این تجزیه و تحلیل‌ها می‌تواند چه سود و فایده‌ای داشته باشد؟!
در این تجریه و تحلیل‌ها بررسی می‌شود که در زمان وقوع هر نوع حادثه‌ای، کدام بخش از کسب و کار شما، تحت تاثیر قرار می‌گیرد؛ برای مثال بررسی می‌شود که در صورت وقوع حملات سایبری، کدام بخش از کسب و کار شما تحت تاثیر قرار می‌گیرد.
البته این تحلیل‌ها باید بر اساس تاثیرات عملی و مالی باشد که از خسارت‌های که به این بخش‌ها وارد می‌شود، جلوگیری شود تا تا حداقل ممکن کم شود.
2. شناسایی راهبردهای بازیابی
راهبردهای بازیابی هم دومین بخش از مراحل طراحی تداوم کسب و کار هستند که باید بعد از تجزیه و تحلیل تاثیر کسب و کار انجام شود. بگذارید این بخش را با مثال برای شما توضیح دهم تا بهتر بتوانید این مرحله از طراحی برنامه تداوم کسب و کار را متوجه شوید.
برای مثال فرض کنید که اکثر فعالیت‌های کسب و کار شما بر اساس تلفن انجام می‌شود؛ حالا و در صورت یک واقعه‌ای، تلفن کسب و کار شما قطع می‌شود؛ طبق همین مرحله شناسایی راهبرهای بازیابی، شما باید تعیین کنید که در صورت خرابی تلفن، چه روش دیگری برای راه‌های ارتباطی در دسترس است تا از آنها استفاده کنید.
یا مثلا فرض کنید که شما از محصولات مختلفی در شرکت خودتان استفاده می‌کنید و در صورت وقوع حوادثی به مانند آتش سوزی، شما باید درجه اهمیت محصولات خودتان را مشخص کرده و آنها را در یک جایی مجزا و به دور از آتش قرار دهید و یا اینکه بعد از سوختن همان محصولات، ابتدا همان محصولات را بازیابی کنید.
3. سازماندهی و تدوین برنامه تیم‌ها
این بخش البته مخصوص به شرکت‌ها بزرگ است، این شرکت‌ها معمولا چندین نفر را انتخاب می‌کنند تا به برنامه ریزی تداوم کسب و کار کمک کنند؛ همچنین این تیم وظیفه دارد تا این برنامه ریزی را به صورت مداوم آپدیت و بروزسانی کنند.
همچنین در زمان وقوع حادثه نیز آنها باید این برنامه ریزی را اجرا کنند.
4. آزمایش کردن تیم تداوم کسب و کار
مدیریت تداوم کسب و کار یک بخش بسیار مهم و حائز اهمیت است؛ برای همین هر وقتی که برنامه ریزی تداوم کسب و کار خودتان را انجام دادید، حالا باید آن را تست کنید و مطمئن شوید که در زمان وقوع حادثه، می‌تواند جلوی خسارات را بگیرد.
البته تست این برنامه ریزی نیز به عهده تیم تداوم کسب و کار است. اگر مرحله تست با موفقیت انجام شد که خداروشکر؛ در غیراینصورت باید برنامه ریزی تدام کسب و کار را بروزرسانی کنید.